Integritetspolicy Orvelin Group - Fastighetsbolagen

Information om hantering av personuppgifter
Orvelin värnar om din personliga integritet och vi vill att du känner dig trygg när du lämnar dina uppgifter till oss. För oss på Orvelin är det viktigt att vara öppna med hur Orvelin behandlar dina personuppgifter och ge dig information på ett sätt som gör att du förstår hur vi kommer behandla dina personuppgifter.

I denna integritetspolicy, ger vi dig information om hur vi samlar in och använder dina personuppgifter.

Genom att vara hyresgäst, stå i vår bostadskö eller använda någon funktion eller situation som är knutet till det så accepterar du vår integritetspolicy och behandling av personuppgifter. Du godkänner också att Orvelin använder sig av elektroniska kommunikationskanaler för att skicka information eller kontakta dig.

Orvelin arbetar löpande med integritetsfrågor och vi kan därför komma att uppdatera denna policy. Du hittar den senaste versionen av integritetspolicyn här på www.orvelinfastigheter.se/gdpr
Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor eller synpunkter.

Ansvar för dina personuppgifter
Bolagen i Orvelin Group koncernen är enskilt personuppgiftsansvariga för de personuppgifter som inhämtas och behandlas av Orvelin.
Om du lämnar uppgifter till någon av våra samarbetspartners (t.ex. genom att du har klickat på en länk till någon av våra samarbetspartners som finns publicerad på våra webbsidor) ansvarar vår samarbetspartner för dina personuppgifter.

Vilka personuppgifter samlas in av Orvelin
Denna integritetspolicy täcker all data som kan komma att samlas in, inklusive personuppgifter. Det kan vara uppgifter från hyreskontraktet, intresseanmälan till vår bostadskö eller övriga projekt, e-post, telefonsamtal, besök på vår webbplats, registrering av felanmälan i vår portal eller via webbplatsformulär och andra funktioner som är kopplade till din uthyrning. Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv på flera olika sätt, som exempelvis när du besöker vår hemsida, när du kontaktar oss via e-post, brev, telefon, interagerar på våra sociala medier, ingår hyresavtal eller lämnar in/registrerar en intresseanmälan hos oss.

Det kan vara information så som:

• Person- och kontaktinformation (namn, födelsedatum, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer etc.)

• Kreditupplysning och andra uppgifter från exempelvis kronofogden eller inkassobolag.

• Uppgifter om eventuell borgensman

• Uppgifter om eventuell referensperson som ni angett själva i er bostadsansökan.

• Önskad typ av boende (ex. balkong, hiss osv).

Vi kan även komma att samla in information om dig, tillexempel när du kommer i kontakt med oss eller är hyresgäst/kund.

Det kan vara information så som:

• Person- och kontaktinformation (namn, födelsedatum, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer etc.)

• Finansiell information – kontonummer, årsinkomst, skulder eller negativ betalningshistorik etc.

• Enhetsinformation – tex IP-adress (via Google analytics), cookies

• Aktivitetsloggar - mätarställning av energiförbrukning vid individuell energimätning av värme, vatten och el.

Information du ger oss och som vi samlar in, såväl personlig som finansiell information är generellt nödvändigt för att du ska kunna teckna ett hyresavtal med oss.

Den andra informationen som vi samlar in är för att vi som fastighetsägare och förvaltare ska kunna fullgöra och utföra våra åtaganden gentemot dig som hyresgäst och intressent/bostadssökande.

Varför behandlar vi personuppgifter
När du har lämnat personuppgifter till oss på Orvelin, använder vi dessa uppgifter för de ändamål och med stöd av den lagliga grund som anges nedan.

• För att kunna hantera kundtjänstärenden, besvara frågor, rätta felaktiga uppgifter
  Laglig grund för detta ändamål är: Det är Orvelins berättigade intresse som är den lagliga grunden och behandlingen är nödvändig för att kunna hjälpa dig vid frågor om bostäder, lokaler, felanmälan, hyror och andra saker rörande hyresförhållandet.
• För att kunna erbjuda bostad eller annat sökt objekt
  Laglig grund är för att avtal ska kunna träffas mellan parterna. Ändamålet är för att administrera ansökan och kontrollera att den sökande uppfyller de krav som hyresvärden ställer upp.
• För att kunna fullfölja och genomföra våra avtalsvillkor
  Laglig grund för detta ändamål är: Att fullgöra ingånget avtal och andra rättsliga förpliktelser som vi har gentemot er som hyresgäst och gällande rätt. Det är även vårt berättigande intresse att kunna erbjuda er tjänster och service utöver vad som regleras i hyresavtalet.
  Ytterligare personuppgifter kan behöva inhämtas för att hyresvärden ska kunna styrka rättsliga anspråk med anledning av hyresavtalet. Så är fallet med noteringar om exempelvis användning av lägenheten i strid med ändamålet, otillåten andrahandsuthyrning, otillåten överenskommelse, förekomst av ohyra, störningar, vanvård och vägrat tillträde.
• För att kunna genomföra ditt deltagande i tävlingar och event
  Laglig grund för detta ändamål är: Den lagliga grunden är vårt berättigade intresse av att vi ska ha möjlighet att administrera eller följa upp tävlingar och events t ex bekräftelse på anmälningar eller frågor eller information om vinnare.
• För att kunna göra uppdateringar och förbättringar av tjänster och produkter samt den tekniska funktionaliteten i våra datasystem. Laglig grund för detta ändamål är: Vårt berättigade intresse av att kunna göra uppdateringar av den teknik som gör det möjligt för dig att kunna besöka våra hemsidor och administrera ditt och vårt hyresförhållande
• För att kunna fullgöra företagets skyldigheter enligt lag såsom avseende produktsäkerhet, myndighetsbeslut eller bokföringskrav eller enligt skatterättsliga lagar.
  Laglig grund för detta ändamål är: Att kunna fullgöra våra rättsliga förpliktelser enligt lag. Vi tillämpar bl. a hyreslagstiftning, bokföringslagen, och marknadsföringslagen. Redogöra vissa uppgifter till kommunen inom ramen för vår egenkontroll
• För att kunna förhindra missbruk av våra tjänster
  Laglig grund för detta ändamål är: Det är vårt berättigade intresse att tillhandahålla säkra tjänster som kan förhindra försök till obehörig åtkomst eller olovlig användning av våra tjänster

När vi kan komma att dela dina uppgifter
Orvelin delar endast dina personuppgifter när detta är ett lagkrav eller i övrigt då det är tillåtet enligt lag. Vi kan i vissa fall använda oss av ett personuppgiftsbiträde som hjälper oss med vår fastighetsskötsel, marknadsföring eller för att handlägga avtal och beställningar. Företag som hjälper oss i dessa fall kan vara logistikföretag, fastighetssystem, ekonomisystem, bank- och kreditkortsföretag, externa fastighetsskötare eller leverantörer inom marknadsföring. I sådana fall har vi ingått ett avtal för personuppgiftsbiträdet som säkerställer att det finns säkerhetsåtgärder på plats för att skydda dina uppgifter. När vi delar med oss av dina uppgifter kommer dessa att användas för samma ändamål som vi från början samlade in dem för.

Orvelin minimerar överföring av personuppgifter till ett land utanför EU/EES och i de fall sådant sker såsom vid systemmässig support och underhåll, sker detta enligt särskilt högt ställda krav och avtal.
Vi delar även dina personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga vilket innebära att dessa styr hur informationen ska behandlas såsom myndigheter eller företag som erbjuder självständiga betallösningar eller allmänna varutransporter.

Lagring och lagringstid
På Orvelin behandlar vi information om dig som kund för att kunna ge den bästa servicen och vi sparar dina uppgifter så länge som uppgifterna är nödvändiga för att uppfylla de ändamål som uppgifterna från början samlades in för. Uppgifterna kan också sparas under den tid som krävs enligt tillämplig lag. Vi på Orvelin har löpande rutiner som säkerställer att vi inte lagrar onödiga uppgifter om dig och vi minimerar lagringstiden i så stor utsträckning som möjligt.

Säkerhet för dina personuppgifter
På Orvelin säkerställer vi att dina personuppgifter hanteras enligt särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifterna mot olovlig eller obehörig tillgång till informationen. På Orvelin hanteras endast den informationen som behövs och endast av de personer som behöver den, för att kunna ge den bästa servicen till våra kunder.

Dina rättigheter
Vi på Orvelin vill alltid vara transparenta med hur vi behandlar dina uppgifter. Om du vill få insyn i din personuppgiftsbehandling har du rätt att begära att få tillgång till dina uppgifter via ett registerutdrag. Om vi mottager en begäran från dig, kan vi komma att begära kompletterande uppgifter för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. En begäran om registerutdrag ska vara skriftligt undertecknad från dig. Du har också alltid rätt att begära att dina personuppgifter rättas.
Du kan begära radering av dina uppgifter i den utsträckning som överensstämmer med tillämplig lag och enligt ingångna avtal med dig och vi kommer självklart alltid göra vårt bästa för att tillmötesgå din begäran om radering. Du har också rätt att invända mot vår behandling (t.ex. om något av de uppgifter som samlats in är felaktiga). I vissa fall kan inte Orvelin tillmötesgå din begäran om radering, om uppgifterna behövs för att uppfylla gällande lag.
Dina personuppgifter får inte behandlas för direktmarknadsföring eller profilering om du motsätter dig sådan behandling. Du har också rätt att när som helst återkalla ett lämnat samtycke och tacka nej till olika typer av marknadsföring.

Klagomål och tillsynsmyndighet
Om du anser att vi har hanterat dina personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du alltid vända dig till oss på Orvelin. Datainspektionen är ansvarig för tillsyn enligt dataskyddslagstiftning och den som anser att det förekommer felaktig hantering av personuppgifter kan framställa klagomål till Datainspektionen.

Kontakta oss
Vårt mål är att alltid ge dig enkel och korrekt information om hur vi använder dina personuppgifter. På Orvelin är våra kunders personliga integritet viktiga för oss och vi arbetar ständigt med förbättringar för att du som kund alltid ska känner dig trygg när du lämnar dina uppgifter till oss. Om du har frågor om hur vi använder dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på: 0526-188 00 eller Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.